Quanto tempo guardar nota fiscal e comprovante de comissão de afiliado digital?

Pessoal, tenho recebido essa dúvida de vários clientes afiliados digitais (Shopee, Amazon, TikTok Shop etc.) e queria confirmar com quem também atende esse nicho: qual prazo vocês estão orientando pra guarda de nota fiscal e comprovante de comissão?

Uso como base o prazo decadencial de 5 anos do art. 173 do CTN (prazo do Fisco pra constituir o crédito tributário), então oriento guardar por no mínimo 5 anos completos — não só até a entrega da declaração daquele ano. Mas na prática, com o volume de notas que afiliado digital acumula (às vezes uma nota por plataforma por mês, ano após ano), tem sido um desafio organizar isso de forma que o cliente realmente mantenha guardado (XML, não só o PDF, mais o relatório de comissão da plataforma que embasou o valor).

Vocês adotam prazo diferente? E como estão resolvendo esse arquivamento na prática com cliente que tem volume alto de notas por mês? Curioso pra saber se existe um fluxo melhor do que eu já uso.

Bom Dia,

Sim, são 5 anos, mas não em papel, deve ser arquivado por meio digital (nuvem de preferência) o arquivo xml,  exceto documentos que não tem xml mesmo assim se arquiva em pdf. 

Salvem o planeta, o superaquecimento é uma realidade, quase não chove mais ....

Bom dia, Telma!

Isso bate com o que a gente também adotou aqui — 5 anos, tudo digital, XML como registro principal quando existe e PDF só quando não tem XML mesmo.

Uma coisa que tem ajudado bastante na prática com afiliado digital: separar a pasta por competência (ano/mês) E por plataforma (Shopee, Amazon, TikTok Shop etc.), porque cada uma manda o relatório de comissão num formato diferente e, quando o cliente cresce pra multi-plataforma, é fácil tudo virar uma bagunça numa pasta só. O relatório da plataforma a gente guarda junto da nota — funciona como o documento que sustenta o valor lançado, caso um dia precise justificar pro Fisco de onde veio aquele número, principalmente quando o relatório só mostra o líquido.

Obrigado pelo retorno!